В гугле немало информации по парсингу экселя джавой. Например вот:
devcolibri.com/1716
По факту: при старте программы парсите всю экселину в структурку какую нить, типа словаря, и уже с ней работаете из GUI. Можете для пробы пока без Excel - забейте структурку данными из кода.