Пиратское ПО обычно отличается только тем, чтоб Вы не покупаете офф ключ, а используете генератор для подбора.
Обычно так генерируется вин, офис, продукты адоба и куча всего еще.
Так что смысла в отдельном юзере нету
Вообще, исходя из вопроса, есть непонимание как "оно работает", поэтому советую нанять адекватного сисадмина (если это офис \ комерческая структура)