CityCat4

Поставить свой почтовый сервер.
Сделать общий ящик алиасом с групповой рассылкой всем кому надо.
И крутить права как хочется.

Бесплатная почта mail.ru не предназначена для бизнеса. От слова совсем. Даже допустим Вам пиливать на то, что mail.ru читает Ваши письма (а она читает). Почта mail.ru рассчитана на персональное использование (как и любая почта вообще, там правда IMAP несколько решает). И никак это не обойти.

Есть почтовые сервисы для бизнеса, я их не пробовал, но они есть, платные скорее всего

Можно :)
- Написать в mail.ru :) Если работаете в соответствующей структуре :)
- Познакомиться с админом, напоить его

Легитимных способов узнать, достпуных простому человеку - нет.

Максимальная длина подписи - три строки, все остальное как правило просто игнорируется.

В официальном письме у меня в подписи:
ФИО и адрес электронной почты (одна строка)
Должность - она у меня длинная (вторая строка)
Наименование компании, общий и добавочный телефон (третья строка)
Ну еще сверху - "С Уважением"

Всякие картинки и прочую байду режет TB - я их никогда не увижу, пока САМ не нажму кнопку :) Ссылки же и прочие рекламные тексты - верный путь попасть в папку "Спам" или быть пристреленным потоковым антиспамом.

Потому что так захотел администратор данного сервера. Уведомительные почтовые коды - это вообще такая странная штука, которую никто не мешает использовать так, как ему хочется. Вовсе не обязательно, что такого юзера не существует, возможно на данном сервере не хотят принимать почту, приходящую на этот адрес, а такой код поставили, чтобы быстрее отвязались.
Если есть работающий почтовый контакт или телефон - проще связаться таким образом, потому что средств воздействия у Вас нет никаких :)

Кроилово ведет к попадалову.

Поднять свой почтовый сервер. И уже на нем развернуть любую систему фильтрации по любым признакам. Я использую черные списки spamhaus, spamcop, dnsbl плюс greylisting. Правда наличие greylisting заметно осложняет отношения с mail.ru и некотрыми другими "особо умными" почтовиками, которые клали вооооот такой болт на почтовые стандарты...

Такого сервиса нет. И видимо уже никогда не будет.

И вот почему.

Когда еще не было спама, все вели себя честно, соблюдали RFC и получив в ответ User unknown, Вы могли с уверенностью сказать - такого юзера нет. Сейчас, когда методы защиты от спама становятся все изощренней, а методы спамеров соответственно тоже не стоят на месте - нет никакой гарантии, что User unknown означает что ящика не существует - он запросто может существовать и активно использоваться - но Ваше письмо не прошло по неким критериям, и чтобы Вы отвязались - получаете User unknown.
Ровно точно так же прием письма сервером совершенно не означает, что письмо прочитано пользователем. Оно может быть доставлено боту, оно может погибнуть в антиспам-фильтре, оно может быть тупо сброшено в /dev/null - без какого-либо уведомления. Пользователь мог давно уволиться, а почта перенаправляться другому или даже просто в помойку.
Елинственный способ - это получить обратную связь от адресата. Пусть кликает на ссылку - если не кликнул в течение какого-то интервала времени - значит аля улю.
В нынешних условиях почта не может являться бизнес-инструментом - слишком много факторов, не зависящих от текущего момента, чтобы письмо не дошло.

Нет административного ресурса? Если нет, то никак - нет обратной связи, юзер увидит, что может забить на требование - и непременно забьет :)
Для Outlook есть политики и общие шаблоны. Для TB есть принудительно настраиваемые параметры профиля, которые запрещено редактировать. Для ЯП не знаю что там есть, но если она корпоративная - там должна быть единая админская морда.

Но еще раз - без соблюдения Принципа Первого Руководителя все Ваши старания превратятся в "пшшшш..."

Бесплатную почту и будут часто блокировать - потому что больно много на ней спамеров заводится.

Какой сервер принимает почту для домена nichego.net - можно посмотреть в DNS, поискав MX-запись для домена nichego.net. Какие там открыты порты - можно посмотреть через nmap - если там конечно СБ не бдит :) - а то в ответку прилетит что-нибудь :)

gmail for work...безопасную почту...

Это только я вижу парадокс в таком сочетании? Безопасной почта будет на своем собственном сервере - и то, если настроить правильно. Gmail for work безопасным быть не может. По определению.

Ставьте свой почтовик и разруливайте сами отправку. Кстати, Вы премодерацию в каком виде хотите? Постфактом, копию письма товарищу майору? Или сначала товарищ майор должен одобрить?

SPF и DKIM-записи можно проверить здесь

Вам RFC накидать, или так, на пальцах?

Отправитель пишет текст письма в почтовом редакторе (которых стопицот вариантов и далеко не все поддерживают графику вообще) и отдает его (письмо) своему отправляющему серверу - вовсе не обязательно это будет локальный. Используется порт 587 (или 25, если сервер не локальный), протокол SMTP. Сервер, получив письмо, ищет того, кто отвечает за получение писем для данного адреса (через DNS) и отправляет письмо ему - по SMTP же. Сервер получателя кладет письмо в ящик. Когда получатель открывает свою почтовую программу, он по IMAP (ну или по POP3) связывается с сервером и получает оповещение, что у него есть новые письма. Открывает письмо - и оно ему отображается.

Никакой "верстки" здесь нет и быть не может, а там где есть - с ней борются. Потому что для безграмотных юзеров почта - главный транспорт по доставке вирусов и спама. Многие корпоративные почтовики тупо конвертят письмо в текст, если находят там html-часть, некоторые просто такое письмо банят. Бывает также, что при отправке письмо конвертится в plain text.
Кроме того, у читателя может быть тупо отключено отображение html - он увидит только текстовую часть, а если ее нет - не увидит ничего.
TB по умолчанию блокирует все картинки в почте, Outlook не дает работать с вложениями некоторых типов.

Инструмент существует, называется он sieve, прикручивается к любому MTA, насколько я знаю. У довекота есть штатное расширение dovecot-sieve. Обработка писем ведется в момент помещения в ящик клиента (до попадания во Входящие). Но обработку придется писать Вам самому.

milter
sieve

Только это беспонтовка. Спаморассыльщики не читают сообщения почтовых роботов.

Никогда не использовал сторонние серваки под корпоративную почту - даже не потому что кто-то там мне будет указывать, а потому что не нравится мне, когда содержимое почты находится "где-то там" и этот "где-то там" может с ней сделать все что придет в голову. Только собственный сервак. На количество рыл, куда больше чем 40 - от сотни. На самом деле настройка сервака делается один раз, потом ящики просто сами заводятся, а если сбацать скрипт автонастройки TB - то и настройка почты будет сама по себе.

Только бэкап нужно сразу продумать.

Никак.

Разве только на сервере заголовки будут парсить и заменять IP на блабла.

Никакой. Только собственный почтовый сервер.