Ну любой почтовый клиент с календарём вроде thunderbird/outlook - вполне crm под ваши задачи
А вообще любая CRM - платформа-конструктор, каждый настраивает под свои нужды.
Ну или покупает чье-то написанное решение с подерржкой.
Просто у всех разные сервисы, услуги и общего у них только емейл адрес и номер телефона клиента + бух. данные, а остальное у всех компаний разное.