Поставьте себе redmine и в задачах ведите и закупку и заявки, в вики делайте описание к каждой единице оборудования и ссылайтесь на список задач. Для redmine есть
https://github.com/danielanguita/redmine_inventory... но что-то он мне доверия не вызывает, в редмайне и так все есть для протоко ведения на 200-1000 человек.
Или поставьте Trac и в нем тоже самое делайте, на 200 человек покатит.
.
Можно, конечно купить спецсистему под это дело, но оно вам нужно?
Более того, во многих организациях числом за несколько тысяч человек редмайн вполне справляется, а в соседнем отделе в количестве ~100 человек еще и Trac живет.
PS. Про redmine и trac добавлю, они вам пригодятся не только для инвентаризации, если чо.