Если у вас нет плана, то причина не в том, что нет инструмента. Инструментов полно и дело не в их выборе. Дело в том, что у вас (и судя по всему у вашей команды) нет навыков проектной работы, включая планирования проектов.
У вас есть выбор: a) Учиться этому "методом тыка". Это больно, дорого, долго и не факт, что хорошо научитесь. b) Взять в команду опытных людей, которые вас научат. Это - лучший вариант. с) Если в команду вы привлечь таких людей не сможете, то хотя бы поучитесь у них. Есть множество курсов. Выбирайте практиков.