То, что часто использую, переношу в кэш. То, чего не использую, архивирую и уношу в подвал, там со временем сгнивает и забывается. У меня для этого аппаратная поддержка встроена.
Распечатки храню в папках с завязочками (старые материалы выкидываю).
На компьютере - иерархическая структура. В названиях текстовых файлов указываю год. В таблице Excel делаю сортировку по тегам и дате последнего посещения.