Простите за ненавязчивую рекламу. Этот класс ПО характеризуется емким словом Digital Signage. Есть куча готовых приставок и терминалов, где изобретать уже ничего не нужно. Можно выводить и видео и картинки и очередь через web-браузер и еще кучу всего. Если интересно, пишите, почта в профиле. Проконсультируем, продадим, реализуем под ключ, допишем, если что необходимо.
Ну и в гугле/яндексе по запросу ищется куча ПО (и оборудования) по digital signage.
Что касается конференций, вам нужно будет ставить видеосервер, например nginx с модулем rtmp, в него публикуете видеопоток, а браузеры или плееры на местах его показывают. Естественно, есть всяко разные нюансы.
PS. Ах, да, если есть машины с виндой, то можно просто поставить ПО. Можно и под линуксом, и на андроиде, вариантов масса.