1. Вести проект (для ПМ) лучше всего в Gantt:
https://www.ganttproject.biz/
2. Скрины исполнители пусть пишут через Chronolapse:
https://www.chronolapse.com/
3. В чем работать, вообще не важно. Главное, чтобы это было удобно и...
НЕ ЗАСТАВЛЯЛО ЛЮДЕЙ РАЗБИРАТЬСЯ В ЧЁМ-ТО НОВОМ!
И сильно зависит от специфики проекта: свой! Git (на DEV-сервере разработки кода команды) и GoogleDrive(+Draw.io) - считаю оптимальным вариантом, т.к. везде поддерживается структуры с разграничением доступа и совместная работа.
4. Для дизайнеров - много инструментов для совместной работы в CreativeCloud.
Ну и напоследок, самое вкусное:
https://github.com/search?l=PHP&q=project+managment
Всё просто)