Какие наилучшие практики по организации корпоративного хранилища информации вы знаете?
Всем привет!
Суть проблемы: имеется сетевой хард общего пользования, на котором в нашей компании все хранится. Файлов много, понимания у персонала (в том числе и у меня) как их нужно хранить, каталогизировать и именовать нет. Имеет место дублирование файлов в различных папках, некоторые юзеры создали на диске свои личные папки, которые тоже не прибавляют упорядоченности. Скажу также, что компания наша занимается промышленным производством некого продукта, и поэтому основные файлы на диске это информация по узлам оборудования: чертежи, схемы, описания, инструкции и пр. Также много всякой "бюрократической" фигни, различные отчеты по производству, ГОСТЫ, СНИПЫ и т.д.
На данный момент диск - это разрастающаяся файловая помойка (свободное место на диске, кстати, подходит к концу), если конкретно не знаешь что тебе нужно и где это лежит - то все очень плохо, придется открывать каждую папку, просматривать каждый файл, поиск тут ничем не помогает... Меня это совершенно не устраивает, очень много времени тратится впустую, эффективность работы стремится к нулю.
В конечном счете я хотел бы привести этот диск в порядок, структурировать его, регламентировать работу пользователей с диском. Ищу информацию о подходах к организации информации, лучшие практики, литературу по теме, стандарты организаций. Буду очень признателен любой поддержке!
У нас компания порядка 1500 человек, которые работают именно за компьютером. Года полтора назад стал перед нами тот же вопрос, т.к. файловая помойка разрослась до масштабов необъятного.
Наших бюрократов не устраивало ничего. В итоге через год пришли к общему решению собирать единую рабочую систему, где и файлы, и CRM, и почта, и т.п. будет в одной среде. Выбрали 1с. Честно, впечатления не на столько ужасны, как я себе представлял) Лично я отвечаю за ветку внедрения именно 1с:Документооборот КОРП.
Систематизировать информацию в нем весьма просто, установка и настройка тоже в пределах разумного. В общем я бы посоветовал смотреть в эту сторону(или чего-то подобного).
Нужна система индексации (структура) всего содержимого с расстановкой тэгов и нечетким полнотекстовым поиском.
Можно сделать на чем угодно, главное - чтобы это было удобно для работы.
Структура папок: Задача->Процессы->Порядок->Документы
Т.к. поиск обычно исходит из постановки задачи.
Тэги, конечно, замечательное решение, но это на мой взгляд для энтузиастов.
Относительно структуры папок - не могли бы Вы привести пример из своей практики? Пока что я не понимаю, как это можно приложить к деятельности промышленного предприятия.
syler: возможно, Вы должны исходить из своего бизнес-процесса. Все что содержится в документации - должно быть вынесено как действия неопределенного времени: "Доставить бумагу", "Поставить печать на документах", "Фильтровать входящую корреспонденцию" и т.д.
На основе этого - очень быстро можно находить нужное по вхождениям с помощью обычного поиска по структуре папок и без использования нечеткого поиска.
Простой
Простой
