1. Почта не позволяет работать сообща над одной задачей и отслеживать чужую активность без лишнего спама. Добавьте сюда права доступа и статусы (watcher, implementor, reporter, commenter). Добавьте сюда возможность аттача файлов в таск, а не пересылка аттача по сто раз туда-сюда.
2. Сортировка по таскам и приоритету. Если у вас в почте даже 20 задач, и по каждой написано 5-7 писем, как в этом разобраться? Вам придется потратить время. А в CRM 1 клик и отсортировал, и посмотрел скоько времени прошло, и сразу видно какие таски критические.
3. У почты только два воркфлоу - написать письмо, ответить(ответить всем) на письмо. В CRM могут быть таски, issue, эпики, сабтаски, баги, стори. У каждого может быть свой workflow, в котором участвуют разные группы людей с разными правами. Все автоматизировано. (Понятно что при этом CRM должна быть нормально настроена именно под ваш бизнес), но для большинства бизнеса дефолтные настройки практически подходят.
4. Зайдите на сайт той же Atlassians Jira и посмотрите пару презенташек.