Скорее всего дело в плохо закрытой сессии и в том, что обычная win 7 ограничена в количестве одновременных подключений к папке. Допустм, пользователь открывает экселевский файл filename.xls на сервере, там же сосздается временный файл ~$filename.xls При закрытии этого файла все изменения из временного переписываются в исходный файл, который потом автоматически удаляется. Но бывает и так, что файл закрыли а временный не удалился и при открытии filename.xls выдается ошибка доступа к файлу (обычно "файл открыт другим пользователем и можно только читать"). Можно самому удалять их ручками, при возникновении таких ошибок, только нужно установить параметр в свойствах папки "отображать системные файлы, скрытые файлы и расширения для зарегистрированных типов файлов". По крайней мере автоматических чистилок я не встречал, так как не искал целенаправленно, проще удалить один - два файла вручную.