Приветствую. Необходимо предложить программное решение для следующей задачи (поставлено руководством, много непонятных мест, но как смогли — конкретизировали):
Всю поступающую корреспонденцию (как офлайн так и онлайн, письма, документы) распределять по ответственным лицам, отслеживать статус исполнения, цепочку реализации (что-то вроде таск-трекера), просрочки и прочее (желательно с возможностью генерации отчетов)
1) для оффлайн корреспонденции все более-менее понятно. Переписка не такая уж и большая и сейчас ведется файл таблицы, в который заносятся данные о том когда, кому, что пришло. Хорошо было бы единое решение.
2) для онлайн писем все совсем не понятно. По задумке — софтина, что стоит за почтовым сервером и ведет учет всей входящей кореспонденции. Правда вот как это выглядит — я совсем не представляю. Или заносить руками важные письма в софт из первого пункта, но это очень неповоротливая система получится.
Руководство говорит про Lotus, у кого то из своих его видело…
В общем нужна среда, где можно контролировать и управлять такими потоками и следить за их выполнением с построением различных графиков. Если будут вопросы, задавайте, постараюсь ответить.
В качестве возможных решений предлагали Jira, Microsoft Web Access, Microsoft System Center Service Manager…
Просто даже не знаю, что предложить руководству в качестве программного решения.
Мне кажется, подойдет любой service desk. Лотус — это монстр, возможно слишком перегруженный для ваших задач. Из русских аналогов знаю вот этих ребят www.intraservice.ru/
эти задачи решаются СЭД, там и распределение по цепочкам, и контроль за исполнением. Если руководству нравится lotus, то можно посмотреть в сторону построенного на нем Босс-Референта. Штука не дешевая, но свою задачу выполняет неплохо.
В самом лотусе есть почтовый сервер, так что проблем с учетом электропочты быть не должно. Для бумажной макулатуры можно прикрутить поточный сканер и штрихкодирование, если объемы большие.
У нас сейчас такая система в процессе внедрения. Если есть конкретные вопросы — пишите в личку, могу уточнить детали у коллег, которые им занимаются. Но это не раньше вторника, я сейчас в отпуске :)
Огромное вам спасибо за продукты. Обязательно все изучим и посмотрим.
Просто пока руководство сказало — хочу, а что хочу- не уточнило)
Как я понимаю, внедрение СЭД довольно кропотливый процесс… От чего он зависит во времени и какие наиболее общие трудности, с которыми можно столкнуться?..
Один ответ: «Заинтересованность взвешенного большинства пользователей в успешном внедрении.». Именно от этого зависит и время которое придётся потратить на внедрение и собственно его успешность и объём проблем.
Фактически система СЭД это рабочее пространство Вашей компании — обращения пользователей, входящие письма, приказы, и их варианты, согласование и утверждение, выставление и оплата счетов — все проводится в этой системе.
это не замена почтовому клиенту/системе бухучета, на основании задачи в СЭД Ваш бухгалтер будет формировать и проводить счёт и его оплату по бухгалтерии, а менеджер вышлет клиенту согласованное с соответствующими отделами коммерческое предложение клиенту, а в случае, если клиент прислал согласие, когда менеджер, ведущий данного клиента, уехал в отпуск, вся документация по данному клиенту будет в одном месте и будет доступна тому, кто данного менеджера замещает. В принципе это хорошо, т.к. менеджеры не будут завязывать всех клиентов лично на себя.
Простой
Средний
Средний
Простой
