Судя по приложенной схеме ошибка в реализации.
Вам нужно сделать параллельное выполнение.
В левой ветке - задание на согласование. В правой цикл проверки времени согласования и уведомление.
Как сказал
belc - от временного лага на публикацию в данном случае не избавиться, но можно сократить его время во много раз (например если приод в днях - можно отложить ее на часы).