rPman

Совет, если задача не стоит в оперативном (в те же секунду) доступен к удаленным файлами, а используется как основа для синхронизации или банальной доставки файлов на/от сервер, то возможно smb не самый оптимальный и удобный способ?

Очень приятно пользоваться syncting, популярное opensource приложение, синхронизирует выбранный каталог внутри кластера, построенного поверх интернета или локальной сети, очень эффективно по сетевому трафику по всех смыслах без использования стороннего сервера.

Попробуй настроить права на 'Все', загрузившись с какого-нибудь usb носителя с liveusb версией windows, либо же просто скопируй в каталог с другими правами из под liveusb linux (при создании файла права будут копироваться из родительского каталога)

p.s.

Установленный антивирус Mcafee тоже не дает удалить, нет прав доступа, даже в диспетчере задач не дает закрыть процессы

об удалении чего идет речь? возможно пока это запущенное приложение, оно блокирует свое удаление и редактирование (файлы открыты с блокировкой)

что значит не можешь редактировать?

mkdir test
chmod -r test
cd test
pwd
# /home/user/test
touch zzz
mkdir qqq
ls -la
# ls: невозможно открыть каталог '.': Отказано в доступе
rm -r zzz qqq
cd ..
rm -r test

можно зайти, создавать там файлы и каталоги (на них права по умолчанию будут все) но нельзя прочитать список

может в правах на каталоги которые создает для хранения образов и конфигов?

Только написав свою программу на каком-нибудь языке программирования (cmd/bat не рекомендую, штатно в windows есть c#/js# с помощью .net либо устаревший WSH js/vbs)

Для получения прав на файлах есть утилита cacls (устарела и неудобна) или icacls
icacls c:\ /save acl_out.txt /t /c
вместо имен там будут sid, которые можно узнать
wmic useraccount get name,sid
позволяют получить в текстовом виде информацию о правах на указанный файл или каталог

p.s. все можно сделать сразу на powershell но я не умею (гугли Get-Acl )

Эта задача решается очень просто
роутер настраиваться так чтобы он в принципе не раздавал интернет (в микротике это делают красиво на vlan-ах, разделяя клиентов по своим локальным сетям, настроив nat только в нужных) и добавить прокси сервер

настройки этого прокси прописываешь в телеграм (настройки - данные и память - прокси)

p.s.

все устройства (ноутбук, телефон) какие-то шпионы

именно поэтому все современные устройства и софт такие дешевые и даже бесплатные
ибо создаются они с главной целью - сбор данных о клиентах чтобы извлекать из этого прибыль (так делают все) и контроль (пока этим занимаются наверное по максимуму только сша и китай, ну а россия пока хочет, старается но не может) т.е. это самоцель

подумай, почему гугл (и например яндекс) тратят миллионы баксов на технологию распознования речи, но дают этот функционал бесплатно?

нет, но можно открыть доступ только на чтение, а каждый пользователь при открытии будет получать копию таблицы (меню файл - сделать копию)

Либо настроить фаервол на сервере vps чтобы ограничить доступ с личного ip адреса (он должен быть статичным), обычно фаервол в linux на основе iptables но бывает в панели администрирования соответствующие пункты (например у амазона).

Ограничения по ip адресу клиента настраиваются и у самого веб сервера, обычно это проще фаервола.

Либо (если к примеру личный ip адрес динамический) настроить сервер на локальную для vps сервера сеть (или localhost) и настроить перенаправление портов (например с помощью ssh) либо поднять vpn подключение (vps и твоя локальная сеть подключаются к чьему то vpn либо настроить vpn сервер на vps)

Либо, самое простое, настроить аутентификатцию средствами веб сервера на vps, basic auth настраивается в пару строк в конфиге:
https://docs.nginx.com/nginx/admin-guide/security-...
https://httpd.apache.org/docs/2.4/howto/auth.html

basic auth будет однократно спрашивать пароль в браузере при первом доступе, при закрытии страницы и повторном открытии снова запросит пароль.

Организация начинается там где организуете работу с людьми.

Т.е. вот к вам пришел человек с просьбой - эта заявка не должна быть устной, должна быть записана в машиночитаемом формате с возможностью сделать выборку по ним. Указывайте в заявке максимально информации - кто когда зачем...

Введите четкие правила по выбору имени шары, места размещения и т.п. Чтобы можно было опять таки автоматически делать выборки и сравнения (поиск ресурсов и действий с ними вне учета).

Немного с боку
- не выдавайте доступ 'всем', все ресурсы должны быть адресными, только не люди - а группы, управление должно быть на уровне групп (так как люди постоянно то уходят то приходят то болячка... этим так же необходимо управлять).
- постарайтесь не выдавать ресурсы 'на всегда', у всего должен быть срок, пусть ваша система дает вам об этом напоминание и даже автоматически отбирает доступ и даже удаляет (отправляет в архив) соответствующую шару.