1) Без страницы с валидацией (!!!) данных, увы, не обойтись. Вы даже не представляете, сколько ошибок будут делать при вводе информации, сколько будет всего перепутано и напутано, сколько придется переварить вашему боту неправильной информации.
2) Поднимать почтовый сервер, очень, очень плохая идея, начиная от спама, и заканчивая неформализованным обменом информацией в теле письма. Здесь вы тоже удивитесь, что зачастую это не совсем текст, а в лучшем случае html, в худшем - закодированный в хрензнаеткакойкодировке в Base64...
3) Делать обмен с госорганами через электронную почту - еще хуже, ибо все, что в пункте 2) плюс в теле письма ответ в прикрепленном doc-файле.
Итого, самое лучшее - поставить таки достаточно мощную систему, в котором вести ВНУТРЕННИЙ документооборот. Но тут будет этап ВНЕДРЕНИЯ, на котором скорее всего будете посланы.
Самый лучший вариант, если у ваших госорганов есть внешние API к их системам в виде запросов JSON/XML....