JOIN или UNION, но второй запрос должен либо добавлять поле ко всем записям первого, либо иметь тот же список полей. но вообще не понятно зачем такие извращения - если опасаетесь лишней нагрузки, то просто кешируйте результаты.
PHPMailer последней версии? Какой "мейлер\адаптер" используется? Что по логам ошибок? Последний PHPMailer точно поддерживает - в репозитории есть тесты под IPv6.
"А так же иметь админку которая включает" - это уже не модуль тогда, а полноценная CRM\CMS. Смотрите в сторону модулей для фреймворков: Zend\Acl, Aura\Auth, Kohana\Auth.
