По факту вам надо автоматизировать внутренний бизнес процесс. Соответственно вам нужна система, которая поддерживает решение таких задач, либо заказное решение. Порекомендовать ничего не могу, тк с готовыми сервисами дело мутное пока для меня(в битриксе есть процессы, есть элма, что то еще наверно есть), но заказное решение можно наверно в 150..250 000 руб вписать.