Galkinator

Можете попробовать наш TeamLab.

По роду деятельности имею управляю множеством проектов.
Используем структуру Продавец — Аналитик — Менеджер проектов — Разработчики (программисты, дизайнеры, тестеры, ...)
Систему управления проектами сейчас меняем, но еще не выбрали на какую.
С внешними организациями иногда используем TeamLab, а также bitbucket
Имеем собственно написанную систему HelpDesk и ReclamationsDB

Teamlab Вам в помощь.
Как альтернатива FengOffice самое то.
По описанным Вами фичам:
Внутренние блоги — есть
Инструменты для управления проектами (проекты, вехи, задачи, подзадачи) — есть
Возможность комментирования — есть
Возможность работы с документами, в т.ч. совиестной — есть
SaaS, но можно установить и на свой сервер.

Teamlab.com — и CRM, и календарь, и много еще всякого

Мы используем TeamLab для этих целей.
Исходя из Вашего запроса:
— можно формировать группы (преподаватели, абитуриенты, студенты и пр.)с указанием дополнительной информации и контактов
— вести обсуждения (в том числе и приватные), проводить голосования
— создавать, редактировать и хранить документы
— работать с календарем событий
Ну и много чего еще.
Система бесплатная и с точки зрения безопасности, пожалуй, то, что нужно, так может использоваться не только как SaaS, но и в качестве серверного решения.

Я делал все свои проект в Teamlab. Так же работал с BaseCamp.
Тимлаб удобнее и бесплатен, но интерфейс не очень быстрый.

Рекомендую обратить внимание на TeamLab. Там есть модуль CRM.
Open-source, удобная, хорошо проработана.

Отвечаю по порядку.
1. Заграничных аналогов масса, но по соотношению цена-качество, ИМХО для нас 1С оптимален.
2. По поводу табличек не очень понятен вопрос, но если g.docs не удобен можно использовать альтернативы — dropbox или аналоги, можно просто поднять сервак с доступом по rdp, можно для разделения работы с файлами использовать SVN (очень просто) или Git (более гибко).
Для совместной работы (типа groupware) можно юзать бесплатный сервис teamlab.

www.teamlab.com вот довольно неплохая система

Управление проектами
Формируйте команды и назначайте задачи. Планируйте вехи проектов, отслеживайте активность в рамках проекта и генерируйте отчеты.

Совместная работа
Пишите в блогах и на форумах, просматривайте подробные сведения о сотрудниках. Делитесь фотографиями, закладками, материалами Wiki-страниц.

Управление документами
Создавайте, редактируйте, делитесь документами на портале. Импортируйте их из Google Docs, Zoho, Box.net, интегрируйте в проекты.

Мгновенные сообщения
Общайтесь с коллегами в реальном времени. Используйте автоматически обновляемый список контактов. Получайте оповещения о новостях.

Полная версия для мобильных устройств
Пользуйтесь порталом с мобильного телефона с Android или iOS. Узнавайте о действиях команды и новостях проектов, где бы Вы ни находились.

Календарь
Составьте свой личный и корпоративный графики работы. Планируйте встречи, организуйте совещания, координируйте работу команды. Следите за прошлыми, настоящими и будущими событиями.

CRM-система
Управляйте связями с клиентами. Используйте многофункциональную систему для эффективного взаимодействия с клиентами.

Управление электронной почтой
Отправляйте, получайте и упорядочивайте сообщения электронной почты прямо на портале. Фильтруйте сообщения по Вашим собственным тегам.