Отвечаю по порядку.
1. Заграничных аналогов масса, но по соотношению цена-качество, ИМХО для нас 1С оптимален.
2. По поводу табличек не очень понятен вопрос, но если g.docs не удобен можно использовать альтернативы — dropbox или аналоги, можно просто поднять сервак с доступом по rdp, можно для разделения работы с файлами использовать SVN (очень просто) или Git (более гибко).
Для совместной работы (типа groupware) можно юзать бесплатный сервис
teamlab.