Как реализовать вы вряд ли получите ответ. Могу посоветовать посмотреть как это сделано в OpenSource системах управления документами. Один из возможных подходов
Есть список пользователей
У документа есть ACL - access control list. В нем перечислены ссылки на пользователей с указанием прав доступа.
Код отвечающий за доступ к документу проверяет имя и права.
Но вы неизменно получите еще и проблему одновременного доступа на запись. А какой вариант выбрать для ее решения - вам карты в руки.
Я бы посоветовал, прежде чем кодить, ознакомиться с проектированием многопользовательских систем. Или взять готовое решение для управления документами, благо таких пруд пруди.