Можно поставить галочку в настройках, чтобы данные обновлялись при открытии файла.
Также можно с помощью vba. В вашем "мастер файле" сделать кнопку которая будет запускать код обновляющий ваши файлы.
Что-то вроде этого:
Sub RefreshWBs()
Dim CurFile As String, DirLoc As String
Dim DestWB As Workbook
Dim ws As Object 'allows for different sheet types
Dim OrigWB As Workbook
[COLOR=#0000ff]DirLoc = "H:\MSO\Documents"[/COLOR]
CurFile = Dir(DirLoc & "\*.xls*")
Application.ScreenUpdating = True
Application.EnableEvents = False
Do While CurFile <> vbNullString
Application.DisplayAlerts = False
'Workbooks.Open Filename:=DirLoc & "\" & CurFile
Set OrigWB = Workbooks.Open(Filename:=DirLoc & "\" & CurFile)
OrigWB.RefreshAll
Application.DisplayAlerts = True
OrigWB.Close SaveChanges:=True
CurFile = Dir
Loop
Application.DisplayAlerts = True
Application.ScreenUpdating = True
Application.EnableEvents = True
Set DestWB = Nothing
End Sub