Тут есть варианты
1. Поднять домен - но вам это не нужно скорее всего.
2. Завести на сервере учетные записи всех пользователей, и дать им права на папку.
Чтобы подключится к сетевой папке пользователю нужно будет ввести имя и пароль существующего пользователя на сервере.
Как я понимаю, для разграничения прав все учетные записи, которые будут участвовать в пользовании папки должны быть заведены на сервере, и иметь такие же имена и пароли.
Скорее наоборот - чтобы подключится к сетевой папке нужно знать имя пользователя и пароль на сервере.
Получается нужно создавать отдельно от админовских учетные записи на каждом компьютере?
На компьютере ничего создавать не нужно. Создавать учетные записи нужно только на сервере.
А на компьютере у вас может быть какая угодно учетная запись - тут без разницы.