Я бы разложил проблему на отдельные задачи и не смешивал их без необходимости.
Очевидно, нужна общедоступная веб-морда для записи с актуальными данными. Но совершенно незачем держать на том же сервере конфиденциальную информацию. Тем более, что она должна быть доступна в клинике даже при отключенном интернете.
Имеет смысл создать несколько изолированных, но общающихся между собой узлов - скажем, веб-морда в интернете и веб-морда на внутреннем сервере, с которой работают сотрудники, но она не торчит в интернет. Внутренний сервер запрашивает у сайта, что там с расписанием, но связь односторонняя, и взлом или отвал интернета ничего всерьез не нарушит. Внутренние сервера нескольких клиник поддерживают общую базу, но уже неспешно, без завязки на постоянный аптайм...