Начать с постановки задачи и последовательно спрашивать себя и других "что надо сделать чтобы это заработало" к ответам опять задать тот же вопрос пока не будет все ясно.
По-умному называется "декомпозиция" и есть разные статьи на эту тему. Например, вот 8 методов декомпозиции задач
Тут все зависит от организации решения задач, которая у вас принята. Можно разбить по специализации сотрудников, по дням, часам, функционалу и тд.
Также почитайте про принцип постановки задач SMART. Думаю Вам это также поможет.
