Идём в место, где хранятся договоры и ищем те, которые имеют отношение к ПО. В РФ это по большей части (впрочем, упомянули выше) и есть всё, что реально требуется.
Если ПО открытое - у вас должен быть перевод лицензии. А так - правоустанавливающие документы. По идее и на саморазработанное ПО надо документы, но за него к вам докапываться не станут.
Да, если есть некое ПО ideal_software_2.11, то вам надо на него доки вне зависимости от его открытости и бесплатности.