Как наладить работу отдела программистов в госучреждении при суматошном потоке задач?

Question

[trofimchouk]

Мой вопрос -- это попытка найти вариант хорошей организации работы отдела разработки в госучреждении.

Дано:
Большой ВУЗ (около 5000 сотрудников и 20000 студентов),
Отдел веб-разработки из 6 человек (я - руководитель отдела менее года)
В обязанности входит: самописные сайт организации и различные внутренние информационные веб-системы, техническая и пользовательская поддержка этих систем, а также переписывание всех систем со старой платформы (Orcale) на современные.

Проблемы:

• БолшАя часть задач приходит в отдел в виде приказов "сделать то-то так-то". То есть мы можем влиять только на детали реализации.
  
• Из-за некоторой бюрократии в организации некоторые задачи приходят в отдел с опозданием, когда времени на обратную связь особо нет - надо брать и делать, пытаясь что-то улучшить/упростить налету.
  
• Для большой части задач отсутствует приёмка, в результате отделу приходится брать на себя и приемку и корректрировку задач. В связи с этим есть подозрение, что некоторые задачи делают не то, что реально нужно учреждению, а то что вроде бы нужно.
  
• Из-за частых корректировок задач со стороны смежных нашему отделу подразделений, которые потом и будут пользоваться нашими системами, отдел скачет с одной задачи на другую, что снижает производительность и не дает заниматься развитием систем -- очевидно, плохо.
  

Вопрос: можно ли построить коммунизм в отдельно взятой стране? То есть можно ли более или менее отрегулировать взаимодействие отдела разработки с заказчиками внутри организации? Может у кого есть схожий опыт? Или хотя бы в сторону каких умных слов и книг стоит копать?

Пока удалось:

• несколько затормозить поток заявок перейдя с телефонного общения со смежниками на email, что позволило реже переключать имеющихся двух с половиной программистов между задачами.
  
• Внутри отдела организовал публичную очередь задач (что-то вроде канбан), чтобы сотрудники лучше понимали происходящее.
  
• Есть желание несвязанные с ядром системы небольшие задачки отдавать в аутсорс.
  
• Сейчас озаботился доработкой положения об отделе, но не совсем пойму как все это в нем сформулировать.
  

Буду благодарен за любые мысли по теме.

Answer 1

[Dimonchik]

все правильно делаешь, молодец!

организуй ротацию рабов-студентов (практика или отработка - хз что сейчас им нужно, может первый стаж для резюме) - это чуток снизит нагрузку

приемки не будет - в академсреде принято защищать свою Ж и подставляться из-за компьютерщиков никто не будет

насколько возможно - формализуй постановку задач ( вряд ли от ректората этого добьешься, но от кафедр - вполне), это отслоит всяких левых баллозарабатывателей

Comments

[trofimchouk]

Я думаю попробовать прописать приемку в положение об отделе.. Но пока не придумал как.

[trofimchouk]

А у вас или у кого-то из ваших знакомы есть опыт организации ротации студентов-рабов? Я столкнулся с тем, что:

• до предпоследнего курса студенты заняты учебой
  
• к концу учебы сильные студенты уже устроены не финансово неплохую работу
  
• от слабых толку мало, разве что сгрузить на них техподдержку
  

Видимо, остается искать средних студентов, желающих стать хорошими джунами?

[Dimonchik]

нужна конфета - например, запись в трудовую о стаже на кафедре / в институте - понятно, что должностое расписание придется менять - но это куда проще, чем заинтересовать собственно человека,
в резюме модное слово "разарботал систему" и т.п.

все верно - брать с последнего курса и перед дипломом

студенты бывают трех категорий: 0) за облаками ( это у которых корень из 81 равен 8,(9 в периоде) , умеют считать в двоичном счете и т.п. 2) которым корочка и 1) которые осознают что придется таки идти работать

вот последних и надо сеять - ходить после сессии / перед дипломо на кафедры распределения и проч., практику-то никто не отменял - предложи им практику "почти в IRL" вместо кафедральной зубрежки (хотя хз, что у вас за вуз, может, весь гремит на завод в городе, а завод экспорт во все концы гонит)

просто ставить поток: "тебе запись, нам кучу рутины, что просят преподы", ну и "освоишь как интернет-магазин с 1С" делать, тут смотри как те же кафедры заинтересовывают - там же свои заморочки с кадровым резервом / аспирантурами

[trofimchouk]

Ага, спасибо!

Answer 2

[Saboteur]

1. Вместо емайла завести сервис-деск систему (JIRA, или что-то бесплатное), через которую собственно должны приходить задачи. Если некоторые "заказчики" неспособны - пусть шлют емайлы или документы, которые аттачить/вставлять из них текст в JIRA-тикеты.
Можно будет управлять приоритетами, гораздо проще подавать статистику наверх чем были заняты люди, приводить пример затрат в часах на решение задачи или на ее уточнение, чтобы выявить для руководства, кто из заказчиков не способен нормально поставить задачу, из-за чего возникают проблемы.

2. Когда наберется статистика, идти с ней к высшем руководству и добиваться влияния на "приказы".

Comments

[trofimchouk]

О, я неправильно написал в вопросе: конечно у нас есть реквест трекер: RT от Best Practices, хотя проектов как таковых там нет и поэтому управлять через нее неудобно - это только для учета пользовательских заявок. Но, да, спасибо за совет, какой-то более "проектный" инструмент нам бы помог. Осталось понять, какой (бесплатный и удобный)? Redmine по душе не пришелся.

Answer 3

[WizardryIB]

Внедрить проектное управление.

Answer 4

[bliznec_2]

Почитай "Цель" и "Проект Феникс".

Answer 5

[Ken Jee]

Scrum

Comments

[trofimchouk]

Я пока стремлюсь к канбану, чтобы поменьше совещаться, да он и проще для понимания.
Но вопрос не только в организации работы внутри отдела, но и организации общения с заказчиком (руководством).

Answer 6

[silverjoe]

Теория ограничений систем Э.Голдратт

Comments

[trofimchouk]

Да, читал его, мне понравилось и я смог кое-что понять про свои проблемы: нашел неожиданное узкое место и смог снизить частоту переключения сотрудников между задачами. Однако, это изменения внутри отдела, а мне интересны и изменения отношений отдела с другими подразделениями, и в книге подобного я не помню.

[silverjoe]

trofimchouk, ну книг не одна. Поищите "Новая цель" написал соавтор "Цели"
вроде бы там как раз есть нечто подобное.
А вообще, раз внутри отдела получилось увидеть, то и на уровне отделов можно найти.

[trofimchouk]

silverjoe, спасибо, посмотрю. Нууу, чтобы увидеть между отделами, нужно быть руководителем над всеми этими отделами, чтобы видеть все процессы. Я к сожалению не всё вижу, могу только предполагать. Но попробовать стоит, спасибо за подсказку.

Answer 7

[lexxand]

"Из-за некоторой бюрократии в организации некоторые задачи приходят в отдел с опозданием"
Откуда сыпятся задачи? Кто их ставит? Вы с ними общаетесь?
Если все хреново, задач не избежать, можно как минимум наладить отношения с людьми работающими в отделе/подразделении свыше и ставящими задачи. Так вы будете получать копии задач по мылу, прежде чем получить уже бумажную версию в виде письма/распоряжения.