Если PHP, то это еще не значит, что MySQL. Ведь есть SQLITE.
Хотя для описанной задачи СУБД вообще не нужна, хватит и текстового файла, возможно даже одного.
Итак на сервере: PHP + тектовый файл. Его формат зависит от количества вашей техники и тех операций, которых с ней нужно учитывать.
Варианты: INI-файл (удобно открыть в текстовом редакторе, поковырять), TSV (удобно открыть и поковырять, как в текстовом файле, так и в Excel), XML.
Возможность ковырять файл в редакторе позволит не делать в первое время (или совсем) админку, а сосредоточиться только на интерфейсе для конечных пользователях.
На клиенте: Twitter Bootstap (достаточно знать только HTML чтобы быстро сделать приличный интерфейс).
Если хорошенько вложиться в проектирование (т.е. просто подумать), то реализацию можно сделать очень простой.
У меня у самом почти так реализована система управления контактами для кол-центра.