Есть офисная шара на Windows Server. Файлов много (word/excel/pdf/txt/картинки) - около 5TB. Файлы раскиданы по некой файловой структуре, которая в последнее время во многом не устраивает - часто нужно делать выборки по годам/договорам/заказчикам/каким-то другим параметрам.
Хотелось бы найти какое-то ПО, которое поможет более адекватно управлять файлами (перемещать их не обязательно, главное облегчить поиски нужного). На ум приходит только присваивание каждому файлу ТЭГа (а лучше нескольких тэгов), по которым файлы можно искать.
Возможно, есть другие решения.
Посоветуйте что-нибудь пжл. Пока нашел только Tabbles. В идеале - бесплатное
Вам, похоже, не тегирование нужно, а CRM, в которую корректно заведены заказчики и относящиеся к ним упорядоченные, с дополнительными данными, документы.
Завтра вылезет другой аспект хранения документов файловой кучей - снова будете голову ломать.
Adamos, возможно, но на внедрение/настройку CRM времени точно нет, а с тэгами, кмк, будет по-быстрее: новые файлы сразу тэгать, а старые как время будет
в целом нужен самописный полноценный софт под наши конкретные задачи, но...
Diman89, дык не "но", а "ну". Все равно тегированием маяться, ну сделайте пока хоть его сами ;)
Логику вашей файловой структуры за вас все равно никакой софт не угадает, а если она реально есть, то можно будет и большинство старых файлов разобрать. Со теми тегами, какие вам надо, не приспосабливаясь к чьим-то поделкам.
Пока поиск, потом обвешивайте потихоньку фичами дальше, как время будет.
Огласив менеджерам "вот вам ссылка в браузер на инструментик поиска поудобнее, привыкайте им пользоваться, для будущего".
насколько понимаю, хранит тэги локально, т.е. на каждой машине в сети их нужно будет прописывать заново, что не подходит + лимит на 5000 файлов в бесплатной версии - мало. за вариант спасибо
Кстати, возможно, тебе понадобится смежная задача - поиск по содержимому файлов. Мне в свое время пригодилась програмка FileLocator. Ищет контекст в документах разного формата и даже может делать OCR в PDF. Есть встроенный просмотрщик содержимого.
Еще идея. Создать пул папок, названия которых будут тэгами. Потом пройтись по файловой системе с физическими файлами и на нужные файлы понасоздавать ссылки и эти ссылки переместить в нужные тэгированные папки.
UniInter, OCR там, скорее всего, русский не поддерживает.
Насоздавать ссылки (или даже, не знаю, умеет ли винда софтлинки) можно сейчас, но кто их будет создавать к каждому следующему документу?
Не устраивает КОГО?
Руководство, бухгалтерию, аудиторов?
Или Вас?
Эта задача решается ТОЛЬКО административными инструментами.
Имеете полномочия сказать, КАК надо хранить, и куда складывать - скажите.
Если нет - даже не влезайте в ЭТО.
П.С. те же самые терабайты в аудиторской конторе, хранят всё с 2012 года.
И ничего, без всякого тегирования знают, если нужно посмотреть ООО Рога и Копыта за 2019 год идут в ту папку и смотрят.
Там ВСЕ, и проверки, и заключения, и базы.
Евгений, не устраивает нас. Все сказано - денег на разработку/внедрение/покупку готового не дадут
Дело не в том что «идут в папку по нужному контрагенту за нужный год», а в том что например сегодня просят найти информацию о кол-ве договоров за определенный год от определенного заказчика, а завтра - за 10 лет, и приходится много искать вручную, хотя вся информация есть, нужно лишь отобразить/отфильтровать ее в нужном виде
Обратил бы еще внимание на XYplorer - это файловый менеджер, в котором есть функционал тэгирования файлов. Познакомился с ним только вчера, первые впечатления очень позитивные.
Diman89, если прямо так, это вам надо в электронный документооборот идти или хотя бы в электронный учет этих документов т.к. эти запросы выглядят так, будто бы ожидается какая-то БД
