Как провести аудит действий пользователя в Microsoft Office?

Question

[hitechlux]

Требуется определить основные инструменты, с которыми работают пользователи в офисном пакете Microsoft Office и действия, которые они в нем совершают, с целью перевода части пользователей на бесплатные альтернативы. Исследование требуется для обоснования перевода.
Существуют ли легальные программы или методы сбора статистики и проведения аналитики и аудита по действиям пользователей в офисном пакете Microsoft (в первую очередь интересует Word и Excel)?

К примеру, следует оценить, способен ли работник бухгалтерии осуществлять свои основные должностные обязанности, используя не MS Excel, а LibreOffice Calc. Для этого нужно примерно представлять, какого рода документы он создает, открывает, редактирует, какие формулы использует. Прямой опрос пользователя - не тот показатель, от которого хотелось бы отталкиваться при принятии решения о переводе на другой офисный пакет.

Comments

[hitechlux]

А не слышали ли вы о готовых программных решениях под MS Office, чтобы самим не программировать и колесо не изобретать?

Answer 1

[Алексей Уколов]

Думаю, гораздо проще будет поставить параллельно бесплатные продукты и проинструктировать всех использовать только их. В том случае, если какой-то функционал недоступен, пользователи составляют тикет в HelpDesk и запускают платную программу.
Ещё надежнее будет запаролить платные альтернативы и открывать доступ только по тикету. Тогда сотрудник ТП сможет, например, помочь найти нужную функцию в бесплатной программе.
Просто аудит внешней программой, скорее всего, настроить не удастся, а даже если и удастся, это по большому счету ничего не даст - данных будет слишком много и они будут вообще никак не связаны друг с другом.

Мы уже около года используем бесплатные альтернативы и держим один общий ноутбук с нормальным офисом, этого хватает для решения всех задач.

Comments

[Алексей Уколов]

Предложенные вами орг. методы понятны, но ими явно дают пользователям понять, что планируется переход на альтернативные офисные пакеты. Нам же хотелось бы провести аудит скрытно, чтобы не вызвать неприятие и возможное сопротивление пользователей.

Действительно, пусть этот переход будет внезапным для пользователей, ведь они враги и чем меньше они знают, тем лучше для всех. Такая стратегия никогда никого не подводила.
Если отставить сарказм в сторону - пользователи обязательно должны участвовать в этом процессе, причем активно. Иначе, вы своему проекту могилу выроете.

[Алексей Уколов]

И если на пользователей вывалят этот внезапный переход, тогда они совершенно точно будут его саботировать и придумывать причины, по которым всё нужно вернуть назад. А адекватный программный аудит наладить не получится, в этом я уверен. И вы окажетесь в ситуации, когда бухгалтерия капает на мозги руководству, а вы ничем опровергнуть их слова не можете.

[Алексей Уколов]

Неприятие нового будет совершенно точно, пользователи будут бунтовать и на это нужно сделать скидку. Но будут и совершенно адекватные жалобы на конкретные проблемы. И лучше об этих проблемах узнать на этапе тестирования. Тогда и пользователи смогут привыкнуть к новым программам и вы получите действительно релевантную аналитику.
Ну и этот тестовый период должен быть не меньше двух-трех месяцев, если организация достаточно крупная.

[hitechlux]

Я не отрицал необходимость тестирования и совместного использования двух офисных пакетов. Речь скорее шла о подготовительном этапе, когда требуется выявить, на скольких рабочих станциях MS Office вполне может быть заменен тем же LibreOffice. Возможно, такой переход в силу различных сценариев использования вообще не целесообразен. А мы будем пользователей "пугать" потенциальным внедрением.

[Алексей Уколов]

Так я и говорю - не получится у вас определить просто собирая клики по кнопкам и нажатия клавиш, слишком большой объем разрозненных данных будет. С приемлемо высокой долей вероятности ответить на вопрос целесообразности может только тестирование на пользователях.

Answer 2

[Dimonchik]

1) на текстовый редактор - пофиг
придется переучиться интерфейсу, кнопочки не в тех местах - это перевариваемо

2) а вот ексель - если используют www.planetaexcel.ru/plex или буржуйский аналог - никуда не переведете
вторая шняга в ексель - дружба формы с принтером, это тоже нужно проверить, возможно, что не получится напрограммить под другие офисы

ну и боян, от которого конкуренты MS вроде бы вылечились - несовместимость форматов, в мохнатые времена тот же ОПенОфис не открывал docX да и просто doc и т.п.