Т.к. в Exchange инфраструктуре - почтовый адрес это не просто запись, а объект в AD, то через Outlook вряд ли у вас получится это сделать. Нужно правильно делегировать права на создание mail-contacts - обучить определенного пользователя (двух, но не всех).
Либо продолжать делать это самостоятельно.
PS
Можно например написать скрипт костыль на PS - пользователи вносят изменения в текстовый файл, а скрипт забирает и парсит список и обновляет GAL.