Во многих навороченных CRM сейчас можно просто не юзать то, что не будет использоваться и юзать то, что нужно. Именно то, что хочется — вряд ли найдёте в готовых решениях.
Подскажу хорошую, но не бесплатную CRM —
Project Kaiser. Ею можно пользоваться сколь угодно долго бесплатно, пока число пользователей не превысит 5.
P.S.: не онлайн, придётся куда-то поставить её.