Зависит от конкретных реализаций почтовых сервисов, хранящих (именно хранящих!) письма. Вот например
инструкция по репликации для Голубятни, используется утилита dsync из комплекта. На других сервисах могут быть совершенно другие средства, например если для хранения используется какая-то СУБД, то могут использоваться её собственные средства репликации. Задача в общем-то неспецифичная для почтовых сервисов, гуглите про репликацию файлов и баз данных - это обширная область с кучей алгоритмов и матана.
Ну и самое главное - MX-записи они же для пересылки почты, т.е. для работы протокола SMTP, когда письмо ещё перебрасывается между серверами, чтобы попасть на тот самый сервер, где оно уже "ляжет" на хранение (откуда вы потом заберёте его по IMAP). Это письмо ещё десять раз может быть передано с сервера на сервер.