Да все просто.
• Берете workflow проекта (или пишете с нуля новый)
• Нумеруете каждый главный элемент по системе 1000, 2000, 3000 и так далее
• Подэлементы второго уровня нумеруете соответственно 1010, 1020, 2010, 2020 и т.д.
• В вашем облаке создаете иерархию папок такую же, как элементы workflow
• Если на нижнем уровне не хватает нумерации — добавляете точку, например 4030.10
• На самом низшем уровне, если например, над дизайном работают 2 человека, создаете нумерованную подпапку + ФИО. Например, 6000. Сайт/6030. Дизайн/6030.10 Иванов И.И.
• Эту же нумерацию используете в Trello в названиях списков и карточек и в других программах и сервисах (например, мы активно юзаем бесплатный onenote для хранения данных и ведения проектов, используем ту же сквозную нумерацию)
• На любом уровне нумеруете, добавляя 0 (т.е. не 1,2,3, а 10,20,30) — благодаря этому всегда будет возможность добавить дополнительный элемент/папку между существующими. Например, первый уровень: 1000/2000/3000; второй уровень 1010/1020/1030/2010/2020/2030; Третий уровень 1010.10/1010.20/1010.30/2010.10/2010.20/2010.30 и т.д.
• Понятно, что легко добавить "надуровень" — делая шестизначные стартовые числа (но не очень удобно из-за громоздкости, мы отказались) или подуровни после точки (удобнее, т.к. только для редких элементов workflow и их ключевых папок понадобится 4й и тем более, 5й уровень вложенности)
• Маньячить не надо, и нумеровать все папки не нужно. Например, клиент делает мебель и прислал фотоматериалы для сайта, отдельно папки "замер", "производство", "монтаж" и т.д. Вряд ли понадобится нумеровать такой низкий уровень по этой системе.
Итого:
• В будущем легко добавить новый элемент workflow (и соответствующую папку) текущего проекта между другими — просто добавляете любой свободный промежуточный номер, например, между 6000 и 7000 добавляете 6500
• В проводнике Windows и в облаках папки сортируются согласно вашему порядку (5000 Прототип будет идти раньше 6000 Дизайн), а не по алфавиту (где "дизайн" будет идти раньше "прототипирования")
• После 5-10 проектов у вас сама собой сформируется глубокая древовидная структура, когда, например, дизайн всегда будет "6000. Дизайн" — в итоге все это быстро запомнят
• Очень удобно обсуждать что-то в чате. Например, "Вася, где фото на сайт от клиента по чугуниевым люкам?" — "Петя, в папке 1070.20 Фото". Такую папку уже легко быстро найти как поиском, так и напрямую передвигаясь вглубь по папкам
UPD. На самом верхнем уровне папки с названием проекта, простой нумерацией 1,2,3 и датой.
Например, "43. Чугуниевые люки [2018-03-25]"