Классификация почтовых серверов?

Вместо exchange вполне может подойти корпоративный gmail, завязанный на домен конторы.
Вдобавок для 500+ пользователей обычно стоит вопрос с лицензированием, так gmail на порядок дешевле exchange сервера. Можно даже оставить привычным пользователям Outlook.

Доступ к общей папке из другой сети?

Разве штатный VPN не более простой, чем софт, который еще нужно отдельно инсталлить??