В планировщик задач vbs скрипт, запуск раз в 15 минут.
1 опрос папки если нет файлов старше сейчас - 15 мин то выходим
2 формируем список файлов
3 запускаем архиватор передавая параметрами список файлов и пароль
4 отправляем почту с аттачем
5 удаляем файл.
Vbs это стандартный язык скриптов он есть в системе.