Переписка там же или почта ( мне больше почта нравится ), закрыли один из этапов, письменно направил письмо заказчику и он подтвердил ответным письмом. Если вдруг будут потом качели, есть переписка, которыю быстро найти\показать\распечатать и т.д.
Что за CMS`ки то ? Обычная форма - заполнил, прикрепил файл и отправил ? Настройка полей через админку в CMS ? И не понятно что за единая база куда поступают заявки ...
Может попробовать еще раз написать в службу поддержки и прикрепить Ваше фото с документами ?
Обязательно указать что мыло в аккаунте указанно взломщика и указать Ваше актуальное мыло.