Сетка нужна. Какое-то решение о рабочем времени, делящимся на "окна".
Перед добавлением записи проверять наличие "окошек". При добавлении - проверять, что оно происходит именно в свободное "окно".
Предусматривать в БД по строке на каждое окно не обязательно. Разделите задачу на интерфейс, визуализацию (в соответствии с принципом окон, учитывая время приема и т.д., учитывая уже занятые "окна") и саму запись. Тогда все будет просто, тривиально.