Пощупайте Kexi, рекомендую.
А так - каких-то внятных аналогов любого из продуктов MS под Linux нет и не будет. Как вариант - запускайте Access в виртуалке или Wine.
В GLPI можно привязать оборудование к любому пользователю, не вижу проблемы.
А что касаемо профиля - создайте отдельный и кидайте пользователей туда, настройки доступа очень тонко настраиваются.
Ставьте проприетарный, потому что куда деваться-то? Швабодный видеодрайвер убог донельзя и по сути является затычкой, который может только еле-еле отрисовывать картинку в поддерживаемом монитором разрешении, про 3D я вообще молчу.
Если ставите из репозитория (из системы), то бояться вообще нечего.
Вредить может - прольёт сотрудник кофий на стол и всё, или там пыль набьётся.
Поменяйте термопасту, очистите от пыли, поставьте для очистки совести на подставку для ноутбуков с вентиляторами и вперёд.
