Принтер - механическое устройство, в основном, поэтому там "сколько прослужит" зависит напрямую от износа механики. Начать стоит с получения с принтеров инфы, сколько они за свою жизнь уже напечатали, и дальше гуглить, что производитель пишет о сроке работы (т.к. если он и будет указан - то как раз в количестве отпечатков, к примеру там "барабан рассчитан на 100к отпечатков", а вы уже 80к напечатали - наверняка барабан скоро помрет. Как скоро - тут уже посмотреть сколько в месяц печатают и прикинуть, когда там к 100к подберетесь).
А по поводу системников сложнее. Во-первых стоит плясать от гарантийного срока, условно если у материнки гарантия 5 лет, а комп уже работает 6 - глупо ожидать, что её вероятность выхода из строя завтра - маленькая. Лучше ожидать как раз, что она в любой момент может умереть, и готовится к этому: сформировать запас компонентов (или хотя бы бюджет на это и договоренность хотя бы устную с каким-то магазином о том, что у них "завтра" будет в наличии что-то из подходящего железа. Ну т.е. уровень запаса напрямую от бюджета фирмы зависит, когда бюджет большой - можно хоть договор заключить с поставщиком, хоть свой склад запчастей организовать, а если денег мало - выкручиваться уже. Но главное чтоб руководство было в курсе рисков).
Также есть моральное устаревание, когда железка еще работает, но задачи, которые на неё возложены, уже не выполняет, т.к. софт стал тяжелее и тормозит, или что-то еще подобное. Это сложнее рассчитывать уже, т.к. надо знать планы бизнеса на дальнейшее развитие.