В защищенном документообороте обычно нужны 3 составляющие (некоторые могут быть неактуальны именно для Вашей организации):
- подтверждение авторства документа (реализуется в 99% посредством ЭП; но видел решения, в которых это достигается правами пользователей - такие схемы беззащитны перед админом)
- подтверждение даты/времени подписания документа (правильный путь - использовать сервер доверенного времени - Timestamp Authority (TSA) (он накладывает свою ЭП на хеш документа и собственную дату/время), не очень правильный путь - решать этот вопрос за счет подсистемы доступа)
- разграничение доступа к документам и комментариям к ним (текстам задач) (правильный путь снова - криптографический - secret sharing, не очень правильный - за счет подсистемы доступа)
Плюс очень важным в плане юзабилити системы свойством является поддержка workflow - то есть возможности передавать документы определенного рода по заранее предопределенным маршрутам между пользователями (например, заявления, согласование/ознакомление с приказами и т.п.).
И вот если я верю, что все криптографиечские задачи, описанные в списке реально реализовать "на коленке", например на OpenSSL (пусть и неудобно для пользователя), то последнюю позицию (workflow) самостоятельно построить очень сложно. Возьмите лучше какую нибудь бесплатную СЭД.