Merovei

1. Для дизайна. В нашей компании сначала работали в inVision, теперь в Figma. Да, название то ещё, но инструмент годный. Дизайнеры до сих пор фишки открывают.
2. Для общения. Выберите CRM-систему или корпоративный мессенджер. Без этого невозможно в голове хранить, кто что, когда, кому и зачем сказал.
3. Чтобы координироваться, проводите "летучки". Лучше лично, но можно и удалённо. Раз в неделю надо обязательно со всеми, а то все будут, как ёжики в тумане.
4. Неопытным дизайнерам лучше доверять рутину. Старший дизайнер пусть показывает им, как делать стандартное, сам пусть делает штучное, и отвечает за результат.

Смотря какие проекты. Можно Jira, Trello, "Мегаплан" или Bitrix24. Если для небольших проектов, то подойдёт Smarty CRM.

SlideShare и Pinterest, Ещё шаблоны можно достать через Google Docs.

Варианта 3

Работайте с теми, у кого есть мотивация
Помните комедию Леонида Гайдая “Напарник”? Как только ни пытались “вдохновить” 40-летнего лентяя Федю. Рассказывали о космических кораблях, Большом театре, танцевали чечётку. В итоге Шурику пришлось провести разъяснительную работу при помощи кнута. Как бы Вы ни старались воодушевить сотрудников, всегда найдутся такие, которых замотивировать нельзя. От слова совсем. От них лучше избавляться ещё до начала сотрудничества, чтобы потом работать только с адекватными людьми, а не с “гражданами алкоголиками, тунеядцами и хулиганами”.

Подключайте нематериальные активы
Деньги никто не отменял, но лучше работают сотрудники не только с зарплатой в голове. Одни ценят статус — предлагайте прозрачный рост. Другие любят учиться — приглашайте на тренинги. Третьи создают из себя бренд — дайте им шанс выступать на конфах. Например, в некоторых фирмах проводят еженедельные презентации по прочитанным книгам. Этот ход решает несколько задач. Докладчик получает признание, персонал — профессионализм, люди лучше узнают друг друга, легче взаимодействуют.

Внедряйте CRM-систему
По сути это нервная система бизнеса, которая выгодна как руководителю, так и подчинённым. Сам факт контроля (внешнего или внутреннего) дисциплинирует. Начальник контролирует, насколько продуктивен сотрудник, тот всегда может отчитаться о работе. Заходя в CRM, пользователь видит карточки с активными проектами, списки дел, переписку с коллегами, пересылаемые файлы. На рынке масса бесплатных решений до 5 человек, до 12 человек. Не подходит CRM, заводите органайзер, планировщик, трекер привычек и т.п.

Возможно, Вам поможет глава 12 из бестселлера "The Deadline", чтобы подсчитать время создания программного продукта.

Вот резюме главы:

1. Определяйте размер каждого проекта.

2. Не усердствуйте поначалу с выбором единицы измерения — если впоследствии вам предстоит работать с реальными данными, для начала сойдут и абстрактные единицы.

3. Стройте сложные метрики на основе простых (тех, которые легко подсчитать в любом программном продукте).

4. Собирайте архивные данные, чтобы считать производительность труда по уже законченным проектам.

5. Работайте над формулами вычисления сложных синтетических метрик до тех пор, пока полученные результаты не будут наиболее точно отражать отношение абстрактных единиц к указанному в архивных данных объему работ.

6. Проведите через всю архивную базу данных линию тренда, которая будет показывать ожидаемый объем работ в виде отношения значений сложных синтетических метрик.

7. Теперь для каждого нового проекта достаточно будет высчитать значение синтетической метрики и использовать ее при определении ожидаемого объема работ.

8. Не забывайте об «уровне помех» на линии производительности и используйте его, как индикатор при определении допустимых отклонений от общей траектории.

My Effectiveness Habits и Трелло. Хотя последнее нельзя назвать строго органайзером.

Слак или Трелло. Оставайтесь лучше на Слаке, потому что он в почёте у программистов. А без программистов мы, как говорится, ни туда, и ни сюда.

Когда нам делали сайт, всё разбивали на несколько этапов: ТЗ, дизайн, контент, программирование и вёрстка. Работали по схеме: предоплата -> ТЗ -> постоплата; предоплата ->дизайн -> постоплата и так далее. Может в Вашем случае имеет смысл тоже так делать.