Artem Barouski

От души и сердца советую срулить с этой темы.
Как я понимаю, Вы - админ, на которого взвалили это счастье.

Проблема в том, что задачу поставили как обычно, а именно наихудшим образом: "тыжпрограммист, автоматизируй всё... Денег нет, но надо чтобы ВАУ".

Вкратце дело такое:
1. Нужен аналитик. Который разберёт и опишет как у вас устроены процессы, соберёт требования к новым системам-организации и тому подобное.
2. Нужен консультант-советник-эксперт (лучше несколько). Он поглядит на то счастье, что выдал аналитик и подскажет направление (например, как Константин Нагибович выше написал). Несколько нужно для того, чтобы нивелировать туннельность мышления (а она есть практически у всех).
3. Нужен интегратор. Это уже образно, потому как сюда можно списать и ПМ-а, и проггеров и манаггеров. Они всё это реализуют, внедрят, допилят напильником, сделают инструкции и всё такое.

Ну... Допустим п.2 более-менее можно перекрыть интуицией, гиглингом, тостерингом и тому подобным.

Ну... Допустим п.3 будет поставляться продавцом ПО.

Но собственно первый пункт - это фундамент. Накосячив тут всё пойдёт насмарку, если не развалится.

Ваш босс хочет малыми силами решить большой вопрос и это понятно. Все мы хотим задёшево купить качественный удобный автомобиль (обувь-холодильник-дом...). Но этого не бывает.

Скорее всего вы думаете, что найдётся некий волшебный софт (желательно бесплатный), который установите и наступит счастье. Но вот нифига. Вам придётся либо натягивать сову на глобус - сиречь подстраивать бизнес под программу - либо делать под себя.

Вам очень непросто, потому что начальнику обычно не скажешь "чудес не бывает". Нечто, что будет автоматизировать закупки-продажи, услуги, производство и аренду одновременно? Ну-ну... Вам покажут какой-нибудь облачный комбайн типа той же Амо, МегаПлана или чего-то такого и вы пойдёте по их рельсам.

Другой вариант - найдёте занедорого поставщика-разработчика, вам что-то впарят, что будет "полностью соответствовать ТЗ" (они же сами его будут писать, верно?), снимут денег и поставят нечто несуразное.

Вы айтишник и Вам представить проще, что софт - это не волшебство. Ну нельзя к выбору дома подойти как "дом для большой семьи, чтобы один этаж можно было сдавать, где-то хранить за деньги сезонные шины, пару комнат оставить под пиццерию и..." Нужен проект с привязкой к местности, учесть что там с электричеством, газом, транспортной доступностью и ещё кучей всего. Это большая работа.

Продолжая аналогию - эти облачные комбайны это возможность вам въехать в некий ангар с перегородками, которые учитывают интересы сферического в вакууме большинства бизнесменов, а разработказанедорого - это сварить кучей несколько ЖД контейнеров и отделать вагонкой.

Полезная ссылка по теме:
design.google.com/resizer

Этот феномен замечательно описан в бестселлере психолога, профессора Стэнфорда и просто красивой девушки Келли Макгонигал под названием Сила воли. Как развить и укрепить. Проблема заключается в психологии человека, многие вещи, описанные в ней помогут дать ответ на Ваш вопрос.
Так же обратите внимание на То, как мы работаем, — не работает..., книгу знаменитого американского журналиста и писателя Тони Шварца.
И на закуску квинтэссенция всего вышеописанного, изложенная максимально доступно и по шагам - Победи прокрастинацию, ведущим европейским специалистом в области личностного развития Петром Людвигом.
Не обращайте внимания на названия (это все завязано на психологию, поэтому у книг "продающие" названия), потому что суть описанных в этих книгах процессов и явлений рассмотрена сугубо с научной точки зрения, с проведением многочисленных исследований и опытов, т.е. это не "мотивационная вода", а подтвержденные данные и факты, не только отвечающие на Ваш вопрос, но и дающие конкретные практические рекомендации, как этого явления избежать.
P.S. не успел отписаться, как Мегамозг прислал статью как раз на эту тему! Совпадение? Не думаю!)))
P.P.S. Взял ссылку из комментариев к статье на обзор книги Келли

Периодически меня, как и вас, клинит на теме упорядочивания всего.

Что я только не пробовал, что я только не читал и чего я только не делал. Иногда это было даже циклически, сначала бросался к одному методу, потом переходил на другой, потом на третий, а затем опять возвращался к первому. И так всегда, на протяжении 5 - 6 лет, точно уж и не помню.

Сейчас пришел к выводу что лучшая система та, которая работает, работает легко, непринужденно и естественно, как правая рука. И боюсь, для вас сейчас будут плохие новости... Это означает, что упорядочивание всего - неэффективно и расточительно.
Мозг и наш в целом организм - это не математика, а биология. Связи строятся хаотично. Эффективная цепочка становится крепче. Там где связь непрочная ищутся другие пути, как река находит свое русло, хоть оно и извилистое, но для реки данный путь является наиболее эффективным. Надеюсь, улавливаете мою мысль.
Идем дальше. Ввиду того что связи строятся хаотично, не стоит насильно принуждать свой мозг работать по той или иной технике. Техника должна помогать, а не крушить ваши сформированные процессы. Принимайте то, что наиболее эффективно работает, пусть даже с виду это будет хаос. Вашему мозгу виднее, что хаос, а что нет. Совершенствуйте все постепенно, медленно, оттачивая процессы.
По сути вы создаете гибрид, который работает только с вами и вашим мозгом. Не заменяя ваш мозг, а как бы является его продолжением, дополнительными нейронами или конечностями, которыми можно шевелить.

Если уйти из абстрактного мира, в реальный. Это означает что у вас будет куча различных приложений, помогающих вам в повседневных делах, не удивительно если у вас будет сразу несколько ТуДушек.... Сейчас посчитал сколько их у меня, оказалась 4 штуки. Причем все они выступают также и хранителями информации. А сколько разнообразных хранителей информаций я использую... уж лучше и не считать.
Причем все это эффективно работает, нужная инфа находится крайне быстро, несмотря на внешний хаос. Все это потому что мой мозг врос в систему и стал неотъемлемой его частью. Как пароль, как ключ, как процессор обрабатывающий хаос и упорядочивающий его в уме.

Вот собственно как это работает у меня. Надеюсь "метафизики" достаточно в моем посте и вы ею насладились. ))) Я старался. )

Todoist.