можно попробывать Alfresco, но так как она бесплатна, настраивать будет тяжко. Вроде есть еще похожая система odoo, но опять же настраивать самому придется.
Скорее всего со временем или сразу появиться необходимость в регистрации входящей корреспонденции, назначать ответсвенных, сроки, далее согласоввывать документы через эту систему.