Начать надо наверное с того, что MS Exchange 2010 уже много-много лет не продается - так что поднять дополнительный сервер, не положив порцию болтия на M$ - не получится.
Ну а затем идти к руководству и доводить до него ситуацию. Потому что как правило юзера начинают утверждать, что им нужен весь архив десятилетней переписки, а Вы тут режете их без наркоза.
Потом бэкапить почту. Как - это Вам решать. Бэкап машины целиком, бэкап баз эксча, перегрузка писем в другой сервак...- важно чтобы была точка отката, откуда можно будет добыть письмо семилетней давности, где контрагент отправил очень важный договор или срочно достать фотку, отправленную пять лет назад :)
После этого удаление всей почты старше, например года и запуск сжатия БД. Это может быть веееесьма длительный процесс и если за это время база не рухнет - Вам повезло. :)
