Если не морочиться - то конечно же архив с паролем - первое, что приходит в голову. Просто, надежно, неудобно. Неудобно еще и потому что передача пароля идет по открытому каналу - разве только при личной встрече сообщить. Один-два человека еще проканает, в системе это конечно же не пойдет.
НО:
Уже много лет назад придумали системы шифрования с открытым ключом - PGP, S/MIME. Они отличаются тем, что шифруют все письмо, хрен поймешь что там - просто многабукаф или вложение есть.
PGP я последний раз использовал много-много лет назад и уже почти не помню, как его настроить, а вот S/MIME - каждый день. Outlook, TB да и другие почтовые клиенты (кроме вебовских) имеют встроенную поддержку S/MIME. Это именно шифрование хранения, то есть письмо на диске будет зашифрованным.
Правда, настроить не просто. Нужен сертификат, где в emailAddress указано мыло Вашего ящика (EKU - обязательно EmailProtection) для настройки почтового клиента, а также общая часть (публичный сертификат) получателя. Шифрование идет сертификатом получателя, подпись - своим (поэтому для проверки подписи письма у получателя должен быть Ваш публичный сертификат, расшифровка идет своим ключом, проверка подписи - Вашим сертификатом).
Передавать общую часть (публичный сертификат) по открытому каналу безопасно, хотя информация, которая в нем содержится - доступна всем. Но изменить ее нельзя.
Безопасность системы равна безопасности хранения личной части (ключа) - утечка ключа дает возможность и читать письма и даже писать от имени того, на кого выдан сертификат.
