Как можно автоматизировать? подскажите какие могут быть варианты решения)
На вскидку:
1. Использовать для таких данных общую (одну, единую) БД. Соотв. телефоны выводить на основе данных из этой БД
2. Получать телефон из какого-нибудь текстового файла, который например, будет хранится в корне сервера на каждом сайте. Для деплоя использовать, например, Git, или любую систему непрерывной интеграции, или самопальный скрипт который будет юзать inotify (для Windows наверное тоже что-нибудь подобное есть, если у Вас не линукс) и FTP или SSH или любой другой протокол позволяющий отправить файлы на сервер, или какой-нибудь SCP или RSync.
3. Телефон хранится в текстовом файле на одном сайте (или на Яндекс.Диске например, или лю, остальные загружают этот файл (с некоей периодичностью, полученные данные можно кэшировать на нужный срок) именно с этого сайта, а обновлять его Вы будете соотв. там
4. Хотел ещё написать вариант про поиск и замену текста в исходниках всех сайтов, но заметил, что предыдущие ораторы уже озвучили подобные варианты...
А ещё можно сделать сделать сервер API, откуда сайты будут получать данные и ещё дюжину других вариантов...