Как архивировать файлы с ПК бывших сотрудников?

Question

[Жанна Волкова]

У меня есть ПК в домене, облачная телефония и Яндекс.Почта для домена.

Файлы на ПК хранятся в Моих документах и на Рабочем столе, благо к этому я людей приучила, так как у нас используется система резервного копирования.

Хотелось бы придумать какой-то алгоритм архивации всех этих данных, если сотрудник например уволился. Просто все удалить нельзя - Да, есть CRM...да, все должны ей пользоваться и все важное сохранить в Задачи в облако….И все равно стабильно раз в 2 недели ко мне приходят люди с вопросами «А можно ли что-то достать с ПК некого Васи, который уволился n месяцев назад?»….
Сейчас я просто выкачиваю его телефонные разговоры с АТС прежде чем удалить учетку, меняю пароль на почте и настраиваю перенаправление на ящик руководителя отдела, в котором работал человек, и вместе с файлами с ПК просто заливаю все это на шару отдела.
Но что-то мне подсказывает, что есть куда более адекватные способы решить мою задачу.

Были попытки внедрить какую-то систему передачи дел, аля ты теперь делаешь работу Васи...вот все его файлы….разбери, а ненужное удали...Толку от такого подхода было ноль. Файлы продолжали копится на шаре в папке «Разобрать». Через несколько попыток я на это забила...

Прошу поделится вашим опытом работы с файлами и данными при увольнении сотрудников.
Хотелось бы понять именно методологию… написать скрипт который это будет делать в авто режиме можно без проблем. Вопрос именно в том - Что, Как и Где хранить?

Answer 1

[Sergey Ryzhkin]

Файлы на ПК хранятся в Моих документах и на Рабочем столе, благо к этому я людей приучила,

Плохому вы людей научили. Сломается камп/винт и докам можно сказать досвидания.
Вместо того, чтобы сделать одну сетевую папку, а в ней личные пользователей (и цеплять их скриптами или через GPO если есть домен), и потом бекапить 1 папку на хранилище. Вы обрекаете себя ставить и настраивать на каждом ПК какой-то бекап и потом каждый раз перенастраивать его при смене пользователя.
Вы должны понимать, что админ - это линивое животное, и он не будет делать одно и тоже по 20 раз, если это можно автоматизировать.
А убедить людей хранить все в сетевых папках, а не на "Рабочем столе" или моих документах, очень просто. Когда к тебе приходят и говорят а нельзя восстановить файл который кто-то там делал целый день? - Отвечаешь "Нет". Когда пользователь пару раз с нуля пару раз по восстанавливает файлы, он сразу начинает хранить там где сказали. Проверено не один раз.

Подытожу. Делаете сетевую папку типа ЮзерсФолдер в ней личный папки с соответствующими правами для каждого. Пользовтель увольняется - блочится учетка. Когда кому то надо давать доступ просто открываете папку с правами на чтение.

Comments

[Жанна Волкова]

Вы обрекаете себя ставить и настраивать на каждом ПК какой-то бекап и потом каждый раз перенастраивать его при смене пользователя.

Эм...нет..все политиками раскатывается при создании учетки... ничего делать не надо... Бекапы каждую ночь...

А убедить людей хранить все в сетевых папках,

Увы, но мне не кажется это таким уж хорошим решением...Да, мне бесспорно удобно работать так....но я придерживаюсь позиции, что делать надо не то что удобно мне - а пользователям... У нас у людей файлов по 2ТБ на жестком... даже с учетом гигабитной сетки... открывать pdf файл с проектом весом в 300Мб по сети...то еще удовольствие...

К теме....
Я правильно понимаю что все придерживаются позиции централизованной системы бекапов и просто архивации данных с почты и АТС на сетевое хранилище? Называть папочки аля "PypkinVV" и туда все это складировать...?

[АртемЪ]

Жанна Волкова,

открывать pdf файл с проектом весом в 300Мб по сети...то еще удовольствие...

Они открывают эти файлы чисто посмотреть? По сотне штук в день?
Или это у вас дизайнеры и печатники, которые открыли и работают?

Я правильно понимаю что все придерживаются позиции централизованной системы бекапов и просто архивации данных с почты и АТС на сетевое хранилище?

Не все, но большинство ибо так удобней.
Почта - она и так на яндексе, там бэкап отдельный
Все данные на сетевом хранилище. Бэкапиться именно это хранилище.
Рабочие станции тоже бэкапяться, только там нет никаких данных - там идет бэкап настроенной системы.
Папочки с проектами называются по проектам, как правило так.

[Sergey Ryzhkin]

Жанна Волкова,

придерживаюсь позиции, что делать надо не то что удобно мне - а пользователям...

И снова ошибочное мнение))) Все придет с опытом.

Называть папочки аля "PypkinVV" и туда все это складировать...?

У меня перемещаемых профилей нет (не нужно), но есть сетевые папки где все должны хранить свои файлы. Папки названы по имени учетки в домене, а в ГПО политика висит, которая цепляет ярлык где указан универсальный путь.
file://filestorage.********.com\PersonalFolder\%username%\

[Андрей Ермаченок]

Жанна Волкова, данные лежат на сервере не по папкам пользователей, а по отделам, должностям, проектам... Ушел Эколог Петя - пришел Эколог Вася - продолжает работать в папке Эколог, скажем.
Или конструктор Сирожа проектирует установку ОРПЛ. Заболел Сирожа и ушел на больничный. Установку ОРПЛ продолжает разрабатывать конструктор Денис, скажем...

[Ezhyg]

АртемЪ, просто это "чиновники", они же натурально тупые (ага, "оскорбление социальной группы чиновники"), создают скан в PDF без сжатия, с разрешением 1200 DPI для текста и 300 для картинок и т.д. :). Или в PDF какой-нибудь отчёт, сделанный для печати в типографии книжки - является для них "обычным документом".

Жанна Волкова, я был на твоём месте.

я придерживаюсь позиции, что делать надо не то что удобно мне - а пользователям

Поддерживаю, с оговорками. Без административных мер это не решить. Именно административно должна быть решена "передача дел". Айтишников напрягать можно только архивной информацией.

Андрей Ермаченок, к сожалению это так не работает. Люди, хоть и выполняют, казалось бы, ту же работу, но на самом деле не ту... У "чиновичей своры" бардак творится. Её без кнута не выстроишь и бардак не поборешь.

Answer 2

[moropsk]

Странно конечно, что это повесили на ИТ.
В теории увольняющийся сотрудник, сам должен передать необходимую инфу (новому сотруднику, руководителю или замещающему).

Чем пользуюсь:
Стандартный бэкап скрипт в планировщик
https://www.gotoadm.ru/create-backup-image-windows...
www.outsidethebox.ms/15323

Понравилась бесплатная утилита (пока тестирую)
https://www.veeam.com/ru/windows-endpoint-server-b...

Добавлю:
www.superbasis.de/copymik/index.htm#rus

Comments

[pfg21]

более чем поддерживаю.
ежедневный/постоянный инкрементальный бекап рабочих данных пользователя решает кучу проблем и с вирусами/шифраторами и вашу :)

для бекапа использую древний cobian - работает

[moropsk]

Кстати да, Cobian 11 также используем, жакло что он умер и не обновляется.

[Жанна Волкова]

Коллеги, у меня прекрасно работающая система бэкапов.... Bacula... но я не пущу туда копаться в поисках заявки на утилизацию 3х летней давности офис-менеджера Машу....

Да, передача дел есть... но невозможно просто передать все...например увольняется эколог...(Да, у нас компания по промышленной экологии))) и он передает дела которые сейчас висят... а то что он там заявку в лабораторию год назад делал.... а иногда(довольно часто если чесно) реально надо! Приходит клиент и начинает ругаться что мы ему что-то неправильно вписали... надо поднимать сканы и всю переписку с клиентом, чтобы ему показать, что мы с его скана опросника все это взяли...с его росписью и печатью...и начинается....

[pfg21]

Жанна Волкова, чтобы эколог не передала куда бы не сложила.
весь комплект документов с ее компа с историей лежит в хранилище бекапов.
через нно-е количество дней/месяцев/лет возникает вопрос по сделанной ей документацией, к примеру тупо теряется часть документов. работник к этому времени уехал в дальнюю тьмутаракань в экспедицию, переданные документы прошли четверо рук и частично прое-лись, переработались, переоформились. а нужны исходнные варианты.

поднимается ее "личный" бекап, там лежит вся ее работа и еще немножко больше...
оттуда вытаскиваются необходимые документы необходимого времени/версии - профит.

клиентура пусть идет ... к менеджерам. а уж локальный менеджер, разобравшись в ситуации, копается в документации.

а как по другому что-либо доказать, как не подъемом архива документации ??
архивы для ентого то собственно и создавались.

введите правило все исходные документы сканы должны лежать в папке данного документа проекта и прочего.

нормальный запрос кстати, если не исключать что и среди клиентов и среди исполнителей никогда не исключен процент ошибок и дол-бизма.

[Жанна Волкова]

pfg21, хорошо...я поняла...а с архивом звонков и почтой по такому же принципу? скачать...закатать в архив и в папочку с бекапом...так?

[pfg21]

Жанна Волкова, архив звонков в любом случае представляет собой набор звуковых файлов. как организовано именование и хранение их у вас я не знаю. видел как-то предложения по распознаванию речи и текстовому поиску по звонкам
почтовый архив вполне можно хранить в отдельной почтовой базе с опциями сжатия и все такое и иметь по нему индексы поиска.
я так понимаю вас интересуют это уже вопросы системы быстрого доступа к информации - это несколько другое направление.

если тупо не хватает места - ставьте nas, файловый сервер, выгрузку старья на магнитную ленту или закупайте место в облаке.

[Жанна Волкова]

вопросы системы быстрого доступа к информации

А можно сказать чуть подробнее??? Это в сторону электронного документооборота и электронного архива документов копать?
Или есть какие-то еще варианты?

Answer 3

[АртемЪ]

Файлы на ПК хранятся в Моих документах и на Рабочем столе, благо к этому я людей приучила

Зря вы их так научили.
Теперь переучивайте хранить на сервере.

Сотрудник ведет проект и хранит все данные в папке на сервере.
К этой папке имеют доступ все кому надо, и не имеют все кому не надо.
За выкладывание мусора, хлама и личных фоток на сервер и вообще бардак в проектах - лишают премии, ругаются матом или увольняют нафиг.

Вопрос именно в том - Что, Как и Где хранить?

То что принадлежит сотруднику - хранить на компьютере сотрудника - его настройки, аккаунты, личные файлы и.т.п.
То, что принадлежит организации хранить на централизованном хранилище организации - документы которые сотрудник создал для организации, и которые могут потребоваться в дальнейшем.

Comments

[Андрей Ермаченок]

Именно так. Всё хранить на сервере, и за сохранность инфы на сервере отвечает Админ.
Админ не отвечает за данные на персональном компе. Сдох комп - дали резервный /посадили за свободный комп, и человек дальше работает после минимальных подстроек.
От перемещаемых профилей отказался - со временем они раздуваются до неимоверных размеров, и комп включается полчаса.

[fdroid]

У меня сделано так. В локальной сети поднят сервер Nextcloud, у каждого юзера, соответственно, на сервере своя папка. На компах сотрудника установлен синхронизатор Nextcloud, который инфу из выбранных папок (в настройках синхронизатора задаётся - Мои документы, Изображения, Рабочий стол) на компе синхронизирует с сервером в собственную папку, куда никто больше доступ не имеет. Ночью по крону отрабатывает rdiffbackup, который инфу из серверных пользовательских папок бэкапит в снимок (на отдельной машине) за прошедший день. Таким образом:
а) накрылся диск юзера? - пофиг, у нас есть синхронизированная инфа на сервере
б) развалился RAID на сервере? - пофиг, у нас есть инфа на сервере бэкапов и никуда не делась инфа с юзерских компов
в) злой шифровальщик зашифровал инфу юзера, заодно синхронизируя в зашифрованном виде на сервер? - пофиг, у нас на бэкапном сервере есть снимки всей инфы за 30 дней, можно извлечь инфу из снимка за любой день

В такой схеме нет необходимости заставлять работать через сетевую папку.

[Андрей Ермаченок]

fdroid, если каждый работник работает сам по себе со своими документами - нормально.
А если документы типа "общие" над которыми несколько человек работают, или работает один, а "посмотреть" нужно многим?

[fdroid]

Андрей Ермаченок, а для общих документов обычная общая сетевая папка, с настроенными правами доступа, естественно. Которая тоже по ночам бэкапится на сервер резервирования.