Таблица вида:
| №п/п | Внутренний номер | MAC | IP-адерс| Логин | Пароль | Пользователь | Где установлен | Примечание |
В любом виде (csv, xls, dbf, Keepass). Естественно, ограничить доступность данных от посторонних лиц. По личному опыту, за глаза достаточно для сети до 500 телефонов; более 500 - не знаю, но не думаю, что будет большая разница.
IP-адрес обязательно фиксировать (или статика, или резервирование на DHCP) и записывать в таблицу. Это избавит от беготни до телефонов. Не знаю, как в облачно АТС, а во внутренней обычно можно посмотреть с какого адреса зарегистрирован телефон или был зарегистрирован последний раз.
В привязке соответствия адреса телефона и адреса компьютера смысла ни вижу, если нет каких-то скриптов, в которых это повысило бы оптимизацию.