Посмотрите в сторону технологий так называемого «юридического удержания почты», в некоторых компаниях это часть системы ИТ безопасности.
В принципе, если у Вас exim/postfix/sendmail достаточно легко настраивается складывание логов и самих (как к нам так и от нас) писем в отдельное хранилище, на уровне обработки в момент получения либо от клиента на отправку либо от сервера входящую.
В Exchange я такое видел, но не настраивал, про Zimbra банально не помню, я её очень быстро развернул и забыл, в параметры особо не лез.
Простой
